報・連・相ができない人のための特効薬
報・連・相（ホウレンソウ）とは
報・連・相（ほう・れん・そう）は、「報告」「連絡」「相談」を分かりやすくホウレン草と掛けた略語。主としてビジネス（職場）において使われる。1982年に山種証券社長の山崎富治が社内キャンペーンではじめたのが起源で、著書『ほうれんそうが会社を強くする』がベストセラーとなり広まった。（出典 Wikipedia）
報・連・相は成功への近道
近年、「報・連・相」はビジネスマナーと考えられています。できることが当たり前だと考えられがちですが、意外と難しく、できない方も多いようです。できない最大の原因は、「報・連・相」の重要性や意義をしっかりと理解できていないからです。まずは、「報・連・相」とは何かをしっかり理解することが非常に大切です。
無印良品では成果が出ないとして採用されていないそうですが、薬局などの小さな店舗は「小社会」です。そこで、「報・連・相」がきっちりできることは、大きな意味があるのです。もちろん、薬局以外の店舗販売業、研究室、部署など、多くの場面で「報・連・相」は活躍します。使いこなせることは、成功への一歩だと意識してください。
【報告・連絡・相談とは（基本）】
報告：おもに上司からの指示や命令に対して、部下が経過や結果を知らせる行為
連絡：上司や部下にかかわらず、業務の簡単な情報を関係者に知らせる行為
相談：おもに判断に迷う時に、参考意見を聞き、助言をもらう行為
報・連・相ができないと損します
「報・連・相」ができていないと、仕事の効率を悪化させ「損失を生む」と理解しなければなりません。
「報告」がない場合
上司には、監督者としての責任があります。部下の失態は、上司の教育不足によるものと考えられます。報告がないと、変更点などに対応できず、責任を問われるような問題（クレームなど）が発生した場合に対応できなくなります。また、頼んだ仕事に対して、上司から部下に確認する手間を与え、仕事の効率が悪くなります。
「連絡」がない場合
連絡ができないとは、コミュニケーションができないことです。コミュニケーションをとらないまま仕事を進めてしまうと、各人でズレが生じ、後々手直しが必要になります。このことも、仕事の効率を悪化させます。
「相談」がない場合
判断に迷いがあるにも関わらず、相談をしないのは、業務のクオリティを低くしてしまいかねません。業務のやり直しが必要になる場合もあり、仕事の効率を悪化させる原因になります。
つまり、「報・連・相」を徹底しないと、ミスやトラブルの被害を最小限に抑えられず、会社全体に悪影響を与えかねません。また、業務のやり直しや手直しが必要となり、無駄な時間を生み出してしまうと、時間的、金銭的ロス、損失を与えてしまう恐れがあります。
このような事が繰り返し起こると、スタッフ間の関係性も悪化し、コミュニケーションが滞り、悪循環を招いてしまいます。上司は、報告・連絡・相談をしやすい環境を作り、部下は報告・連絡・相談を習得するよう努力するという「相互の努力」が大切です。
報・連・相の実践の大切なポイント
報告
タイミングを押さえることを意識します。 上司によって適切なタイミングは異なるため、相手を不安にさせないように意識するのが大切です。
報告のタイミング
- 指示された仕事が終わったとき
- 長期の仕事の進行状況の中間報告
- 仕事の進め方に変更が必要なとき
- 新しい情報を入手したとき
- 仕事に対する新しい改善方法を見つけたとき
- ミスをしたとき
また、経過の報告も上司を不安にさせないためにとても重要です。基本的には、「事実」を伝えることを意識しましょう。個人的な意見を伝える時は「私の意見としましては」などをつけて、はっきり区別させましょう。事実に私見を混ぜてしまうと、上司の判断を誤らせる可能性があります。
連絡
自分の意見や憶測は入れないようにし、「関係者」へ「事実」の周知を行うことが重要です。連絡はなるべく簡潔に行うよう意識します。連絡の種類によって、方法を変えると良いでしょう。
| 簡単なもの、緊急を要する連絡 | 電話、口頭、FAXなど |
|---|---|
| 多人数に行う連絡 | 朝礼、掲示板など |
| 数字、グラフ、図表を伴う連絡 | 文書など |
相談
判断に迷ったら即相談します。相談の際は「自分の意見」を持っておくことが非常に大切です。近年、自分の意見をもたず、指示を仰ぐことだけを目的にする若者が多いと問題視されています。持っている情報を全て伝えないと、的確なアドバイスは得られませんので、自分の持っている情報を整理し、項目の順番とおりに伝えることを心がけましょう。
- 相談したい事柄の現状
- 相談したい事柄の目指しているところ
- 相談する前にすでにしたこと、目指している状態にならなかった理由
相談する前には目的を明確化してから行いましょう。
報・連・相の意義まとめ
- スタッフ間のコミュニケーションを図る
- ミスやトラブルを防ぐ
- 業務を効率化する
- 相談し合う事で洗練されたアイデアが生まれる
部下の立場にある方は、これらの情報を「人に説明できる」を目標に、本気で落とし込み、理解してください。そうすることで、必ず「報・連・相」を習得できます。
そして、上司に当たる方も、部下からの「報・連・相」を当たり前だと思わず、感謝することを忘れてはなりません。そして、必要時には、上司から部下へ「報・連・相」を行うことも大切です。
