少しの気づかいで物事がスムーズにすすむ
少しの気づかいで、仕事や人付き合いがスムーズになることがあります。気づかいについて簡単にまとめてみました。
【仲間を気づかえない人は、お客様も気づかえない】
どんなにお客様に良い対応をしても、仲間に横柄な態度や荒い言葉遣いをしているところをお客様に見られてしまったら、一瞬でお客様への信用がなくなってしまいます。
自分の前準備をしてくれる人も、自分の後に仕事をしてくれる人も、全員お客様だと思い、丁寧に自分の仕事をします。前準備をしてくれる人がいるから、自分の仕事ができ、後に仕事をしてくれる人がいるから一連の仕事ができます。
【遅れそうなら、○○の時点で教えてと伝える】
遅れそうと先にわかれば、何かあったときに冷静に対応できます。遅れそうとわかった時点でなるべく早く伝えるのが望ましいですが、この時点までに教えてほしいっていうのをきちんと伝えましょう。
【やったぞアピールをするとせっかくの気づかいが台無しになる】
何かをしてあげたとついついアピールしたくなりますが、それでは周りの印象も良くありません。やってやったぞアピールすると「なんだこいつは」とマイナスな印象を与えてしまいます。気づかれない気づかいを積み重ねると、自分の将来、周りの将来にとってプラスになります。自分のため、周りのため、見返りは求めない。これが気づかいです。
【部下だけでなく上司も気づかいをする】
上司が積極的に声かけをし、話しやすい雰囲気作りをします。ただ、上司もしっかり意見を言います。「上司が気づかい＝遠慮」ではなく、「上司が気づかいをする＝話しやすい雰囲気作りをする」という意味です。
【気づかい＝準備が大事】
100%ではなく120%で準備します。120%で準備をすると、色々なトラブルが起きた時に冷静に対応できます。
プレゼンなどで人前で話すときも、台本を作り、丸暗記して臨みます。練習せずにすぐ本番では、なかなかスムーズにいかず、失敗することの方が多いです。
1日のスケジュールを考えるときも、時間を決めてスケジュールを書き出すと、段取りよく物事がこなせるようになります。そして、締め切りがある場合は、締め切りから逆算してスケジュールをたてます。この時、何かトラブルや急用が入ることを前提にしてスケジュールをたてると、締め切りに間に合わなかったということはなくなります。
1日の仕事も退社時間から逆算してスケジュールをたてると、無駄な残業がなくなり、自分の時間がもてます。緊急の用事以外は勤務時間以外に仕事を頼まないようにするのも気づかいです。相手にも大事な予定（家族の時間、デートなど）があるかもしれません。仕事も大切ですが、プライベートも大事です。体や脳みそを休める時間も必要です。仕事は勤務時間内にやるようにします。どうしても部下の立場だと断りづらいので、上司が「仕事は〇時まで！」「勤務時間外なのでまた明日お願いします。」と率先して行いましょう。
【時間の伝え方】
タイムマネジメントは曖昧な言葉ではなく、10分後、20分後と数字で伝えます。具体的な数字がわかると、相手もわかりやすく、行動しやすくなります。「しばらく」や「あと少し」では、結局どのぐらい時間がかかるのかわからず、不安になります。
もし、遅れる場合は余裕をもたせて時間を伝えます。
待ち合わせが12時だとします。
もし遅れそうになった場合、12時30分に着きそうでも、「遅れそうなのですが、13時に時間を変更してもらえませんか？申し訳ございません。」と余裕をもって時間を伝えると、早く着いたときに「意外と早かったね」と遅刻をしても好印象になります。もし、時間を早めに言って、「12時30分に着きます」と言って、その時間に遅れてしまったら、さらに印象は悪くなります。
待ち合わせに間に合っても、同僚など同じ部署の人に「無事到着しました。」と連絡することで、安心感を与えることができます。
【不快な思いをさせない】
快適には価値観の違いがありますが、不快はだいたい共通しています。自分がされて嫌なことは相手も嫌です。
【衣食住は何をするにも一番大事】
身だしなみ（清潔にしているか）、ごはん（しっかり食べているか）、環境（気温は適正か）。
衣食住は人が生活する上で基本となるものです。これができてないと、出せる力が出せなくなったり、気持ちも落ち込んだり、仕事や普段の生活にも影響がでます。
【周りをしっかり観察する】
周りを観察していると、「この人困っているな」とか、「この人はこういう癖があるな」などいろいろわかってきます。その上で、自分はどう振舞えばいいかがわかってくると思います。わからないときは、ダイレクトに聞いても良いです。相手に聞くことでより良い気づかいができます。
【あいさつはとても大事】
明るい声であいさつされると、とても気持ち良いです。「おはようございます」「お疲れ様です」のあとにもう一言加えると、すっとコミュニケーションができます。あいさつをしたものの、その後が続かなくて何か気まずい…と経験したことはありませんか？あいさつの後に「今日は暑いですね」や「素敵な服ですね」など一言付け加えるだけで、コミュニケーションができます。
【親しくない人と話す際は深すぎない話を】
気候、趣味、ニュース、土地の話題は気軽に話ができます。会話が弾んできたら、相手が興味あることにもっと踏み込んでいくと、「誰でもできる会話」から「その人だからできる会話」になります。親しくなったら、知人、家庭、健康の話を話題にしても良いです。
また、自分や相手以外の話をする。いきなり自分の話をする。こういう話をしていると、「自分のことばっかり考えて、相手のことを考えない人」と思われます。
【担当以外の仕事をするといろんなことが見えてくる】
いろんな経験をすると、この時はどうしたらいいか、あの人はこれで困ってるのではないかなど、気づかいの幅が広がります。「わたしはこの担当だから、この担当の仕事しかしない」は非常にもったいないです。
【自分の言葉と相手の言葉は異なる】
自分が当たり前だと思っていても、相手には当たり前ではないかもしれません。自分の常識と相手の常識は違うかもしれないと思っておくと、自分の思っていることと相手が思っていることのズレを確認するようになり、すれ違いが防げます。
【身だしなみは自分のためではなく、相手のためにする】
身だしなみをきちんとしていると、この人はきちんとした人だなと安心感や信頼を得ることができます。服装が乱れていると、一瞬で悪いイメージを与えてしまいます。
【引き継ぎなど誰かに何かを伝えるときは、必ず文書で伝える】
口頭だけで伝えると、勘違いや聞き漏れでちゃんと伝わらないことがあります。文書や図で書くことで、勘違いや伝え漏れを防ぐことできます。そこに口頭で補足をしたり、わかりにくいものは図を描いたりしてわかりやすくします。
【自分からあいさつをして、用事がなくても話しかける】
普段から会話でコミュニケーションをとっていると、ミスを事前に防げたり、良いアイデアが生まれたり、良いことばかりです。少しの会話で、相手が「真面目な人だな」とか「明るい人だな」と、どんな人なのかわかるようになります。
【連絡手段を確認する】
人によって、「電話がやりやすい」、「メールがやりやすい」があります。
急用で口頭で伝えるときは、忘れ防止やミスがないように重要な単語や時間をメモします。
連絡を取る相手に電話が良いのかメールが良いのか聞き、「夜は何時まで電話をさしあげてもよろしいですか」と確認します。自分と相手との間での連絡が、ストレスにならないようにあらかじめ連絡手段を確認しときましょう。
【伝えるではなく、伝わる】
伝えたいことが伝わったかどうか、きちんと確認することが大切です。確認していることが相手にわかってしまうと失礼になるので、自分が言った内容を相手に繰り返してもらい、伝わっていることを確認します。
【人は納得が必要なとき、理由を求める】
誰かに何かをしてほしいときは、明確な理由をつけて伝えます。理由が伴っている行動は、周囲の人たちの共感も呼びやすいです。
新しいことをするときは、理由付きで丁寧に説明すると、相手が納得して新しいことも始めやすくなります。
「理由付け→判断→検証」
理由があれば、たとえその行動がうまくいかなくても、「あそこの判断はこちらの選択肢のほうが良かったのではないか？」と、みんなで反省することができ、次の行動につなげることができます。
【相手を褒める】
相手のことを褒めると、相手は認められたという気持ちになり、こちらの話を聞こうとします。
相手の非を注意したりするときも、まずは褒めて、相手を聞く態勢にします。例えば、「○○良かったよ。でも、■■はこうした方が良いよ。」という感じです。いきなり否定されて嫌な思いをするのではなく、認められてから改善点を指摘されるので、安定した素直な心持ちで耳を傾けるようになります。
【相手が急いでいたら、あえて「ゆっくりめ」に話す】
締め切り時刻が迫るなか焦って作業をしていると、注意散漫になり、ミスを起こしやすくなります。仕事相手が焦っている様子なら、自分はあえてゆっくりめに話します。わざと少し間をおいて返事をしたり、話す速度をゆっくりめにすると、焦っている気持ちから落ち着いて判断できるようになります。自分が急ぎすぎてないかと、常に自分もモニタリングするようにしましょう。
【指示書や報告書は、テンプレートをつくるとヌケやモレが防げる】
個人の裁量で一から文書を作成すると、ヌケやモレが発生し、相手に大事なことや必要なことが正確に伝わらないことがあります。フォーマット（型）があればそれを防ぐことができます。疲れが溜まって集中力がないときも最低限のことが書けます。
【気まずいことは笑いに変える】
その場に応じて気の利いたことを言う能力をウィットといいます。ウィットに富んだ話は、人を和ませたり、メンバー同士の士気を高めたりします。失敗を恐れずに、たとえすべっても場の空気が和めばそれで良いのです。すべった話もまた話題にできます。
【権限と権力は違うもの】
権限…責務を遂行する上で与えられた力
権力…ポジションを利用して他人を強制する力
上司は権限を持つ人です。
仕事の目的を達成するするために部下を動かす力…権限
自分の役職の高さを利用して部下を動かす力…権力
権限と権力の違いを意識して行動しましょう。
【みんながいる前で決して怒らない、叱らない】
褒めるときはみんなの前で、怒るときや叱るときは2人きりのときにします。そして、改善点が見られれば、おおいに褒めましょう。
ヒューマンエラーは叱る対象ではありません。勘違いや思い込み、記憶違いは誰にでも起こりうることです。今回はたまたま○○さんだったけど、ヒューマンエラーは他の人でも起こりうることです。今後のために原因を分析し、その事例や原因を他の人と共有することが大切です。
【人にしてほしいなら、まずは自分がする】
自分は何もせず、人にお願いばっかりしていては、相手は「この人は何もしない人だ。人に仕事を押し付けてばっかり。」と思ってしまいます。自分自身が行動することで、この人の言うことは聞こうと思ってもらえ、納得度合いも高まります。学ぶとは真似ることです。自分で実践して、真似てもらいましょう。
【部下をアシストして成功体験を積ませる】
自分の失敗談や過去のでき事を部下に話し、「上司もこういう失敗したんだ、自分だけじゃないんだ」と部下に思わせます。「次、同じことが起きたらこうしよう！」と部下は失敗を避けることができ、成功体験ができます。
【上司、先輩（上の立場の人）が待ち合わせに早く行き過ぎないようにする】
待ち合わせのとき、上司が部下に「集合時間までに来れればいい」と一言伝えます。そうすると、待ち合わせの時間に間に合うように行けばいいので、部下は待ち合わせの時間を有効に使うことができます。上の立場の人が早く行くと、無言の重圧をかけることになります。
【気づかいは仕組み化できる】
みんながいいと感じた気づかいは、チームで共有します。その気づかいを仕組みに落とし込み、みんなが行動できるようにすることが大切です。
【なにもしないことも気づかいの一つ】
気づかいをしなければと、必ず気づかいという行動をしなくてはいけないわけではありません。ときには行動しないという選択肢もあります。気づかいの行動をするべきか、行動しないべきか、相手に尋ねることも一つの手です。「大丈夫じゃない」のに「大丈夫」と言われないように、普段からあいさつや会話をしっかりして、相手に正直に言ってもらえる関係をつくっておきましょう。そうすれば、自分も相手もスムーズに仕事ができます。
【気づかいは伝染する】
気づかいは人から人へ伝染します。気づかいを当たり前にするところに入ると、自分も気づかいをするようになります。こうすれば相手が喜ぶ、助かるとわかり、自分もこうしよう！と思うので、自然と気づかいが身につくようになります。
